CASE 07
毎日の売上転記、週次ランキング、月末の突合まで
多店舗の売上管理を生成AIがまるごと代行
複数店舗の売上管理業務を、生成AIが代行する仕組みを構築しています。
「毎日の売上転記」「週次の達成率ランキング作成」「月末の突合チェック」という3つの作業をそれぞれ自動化し、スタッフはひと言指示するだけ。
突合では金額が合わない店舗・日付だけを自動で洗い出して報告するため、確認すべき箇所にすぐ手をつけられます。
Before
- 数十店舗分の売上を毎日手作業で転記
- 週次のランキングも月末の突合も手作業
- 仕組みが担当者個人のPCに依存
After
- ひと言の指示で日次の転記が完了
- 達成率ランキングを自動で一覧化
- 差異のある店舗・日付だけを自動で検出して報告
- 本部の端末で誰でも同じ運用が可能
お困りごと
- 全店舗の日別売上を、管理画面を店舗ごとに切り替えながら1件ずつ集計シートへ転記しており、毎日一定の工数とミスへの精神的ストレスが発生していた。
- 同じエリアに複数ブランドの店舗があるなど似た店舗名が多く、店舗の取り違えによる転記ミスが起きやすい構造だった。
- 週次の達成率ランキング作成や、月末に全店舗・全日分を照合する売上突合も手作業で、まとまった作業時間が必要だった。
- すでに一部は生成AIで自動化していたが、担当者個人のPC上にしか仕組みがなく、属人化していた。
解決のアプローチ
- 「毎日」「週1回」「月末」の3つの作業をそれぞれスキルとして定義。スタッフがひと言指示するだけで、誰が実行しても同じ処理が再現される形に。
- 日次：管理画面から店舗ごとの純売上を読み取り、集計シートの該当日・該当店舗の欄へ自動転記。画面に表示されている店舗名と転記先の対応を必ず照合してから書き込む手順を組み込み、取り違えを防止。
- 週次：集計シートの実績を店舗別に合計し、月間目標に対する達成率と人員換算を算出。達成率の高い順に、順位・店舗名・実績・目標・達成率・人員換算を一覧化。
- 月末：集計シートの月合計と管理画面の月次実績を店舗ごとに突合。一致しない店舗だけを日別に照合し、差異のあった日付・修正前後の金額を報告。修正したセルには色を付け、あとから追跡できるように。
- 仕組みは担当者個人のPCではなく本部の端末に展開し、担当者が不在でも同じ運用ができる体制に。
- 認証まわりは安全性を優先し、スタッフがログインした状態から実行する運用。生成AI側でIDやパスワードを扱わない設計。
使用技術
Claude
管理画面からの売上データの読み取り、集計・達成率の算出、突合と差異の検出
Claude のスキル化
日次・週次・月次の3つの作業手順をそれぞれスキルとして定義し、スタッフの指示ひとつで誰でも同じ処理を再現
表計算シート連携
実績データの記録・参照
生成AIを使用した業務改善に